坚持“十化”目标管理,优化高校后勤服务

发文时间:2010-03-22        点击量:     作者:hqc

自1999年第一次全国高校后勤社会化工作会议以来,北方工业大学后勤坚持在“三服务,两育人”宗旨的基础上,积极引入目标管理,历经十年的探索实践,促进了科学发展,形成了“十化”目标管理机制。

一、人员配置择优化

目 标管理不仅强调以目标管理为目的,更重要的是在目标管理过程中如何体现以人为本的理念。学校在后勤队伍建设中,认真贯彻以人为本的思想,对后勤员工做到政 治上信任、思想上引导、工作上支持、生活上关心,充分调动了他们工作的积极性、主动性和创造性,使员工队伍具有较强的凝聚力、战斗力。后勤系统在落实全员 聘用过程中,建立和完善了人事管理制度,制定和完善了岗位责任制,形成了“领导核心岗、管理关键岗、技工骨干岗、一般普通岗” 四个层次的梯队岗位模式,建立了后勤队伍“人才引进、人才储备、岗位交流”建设机制,坚持了岗位培训和持证上岗,鼓励员工竞争上岗、轮岗交流,力争把政治素质好、业务能力强、实绩突出、群众认可的优秀干部、员工选拔出来,聘任到适合的岗位上,做到人尽其才,才尽其用。

由于人员配置择优化的实施,为后勤员工创造了更多的选择机会和发展空间,使员工队伍始终保持一种积极进取、奋发向上的精神状态,进而不断涌现出更多的优秀人才补充到后勤的重要岗位,为进一步提高学校后勤保障能力,提高管理水平和服务质量打下了坚实的基础。

二、管理制度规范化

后勤的各项制度是为了保证学校后勤的管理、经营和服务的正常运行而制定的,它是员工在经营、服务、管理活动中共同遵守的行为准则。

十年来,学校分别制定了人事管理制度、分配制度、财务管理制度、考核制度、大宗物资采购管理办法等10大类、127种管理制度并汇编成册,并在实践中不断修改和完善。2003年认真开展了ISO9000国际质量管理体系标准贯标工作,后勤的八个部门全面通过认证。同时,积极参加北京市教委开展的标准化创建活动,目前,校内100%的学生公寓, 60%的学生食堂通过了市教委标准化验收。

通过规范化管理制度的建设,使后勤员工的岗位职责得到严格遵守,服务质量得到保证,学校后勤保障工作做到文明、礼貌、及时、高效,师生满意度高。

三、取费标准科学化

在高校后勤社会化改革中,学校引入目标管理,科学合理地确定各项取费标准,以确保后勤服务管理工作能正常运行。因此,在制定取费标准的过程中,学校坚持实事求是,重依据,讲效益,并确定了五项原则,使取费标准趋向科学化。

(一)互惠性原则。由于后勤事业编制员工在住房、医疗等方面享受学校一定的优惠,所以在确定取费标准时,适当让利给学校。如:校内用车均按社会同类型出租车价格的80%收取;冬季天然气供暖费按每个供暖期每建筑平方米20元收取,而物价局制定的天然气供暖费为每建筑平方米30元等。

(二)连续性原则。学校取费标准是自1992年实行“小管理、大服务”运行体制改革以来,在逐年合理取费的基础上不断地根据实际情况进行修改、细化和完善,避免了取费标准的大起大落,保证了后勤服务取费标准的连续性。

(三)社会性原则。凡北京市政府物价管理部门或有关行业管理部门已经下达执行的各种服务收费标准,均作为后勤服务取费标准的参照依据,原则上按下限标准执行。

(四)实践性原则。凡目前尚未有参照标准的收费项目,学校坚持从实践出发,结合学校的实际情况和特殊要求,原则上按照学校近几年来在实践中执行的取费标准为依据,同时参照其它兄弟院校的取费标准做相应调整。

(五)单体核算原则。把取费标准细化为单体核算,使取费更趋于准确、合理。例如动力修缮服务部按房屋小修、锅炉运行、变电所运行等进行了单体取费核算,对于新的建筑维修费还要核减一定比例的费用。

学 校根据以上原则制定了《北方工业大学后勤服务项目取费标准一览表》,促使后勤服务取费标准具有合理性、先进性和可行性的特点。在服务收费标准确定后,学校 根据上一年实际服务量的数据,如学生人数、校园绿化面积、房屋建筑面积、室内外保洁面积等,计算出当年服务收费的数额,年底再进行决算。

四、服务工作精细化

后 勤服务工作的精细化是当前学校后勤工作的重要目标之一。在做好精细化服务工作中,学校着重抓了三项工作:一是转变后勤员工的服务理念,从过去的一般、传统 服务向优质、快捷、高效服务转变,从有形服务向人文关怀服务领域拓展,把服务工作做精做细;二是通过目录管理、清单梳理等环节组织干部学习管理业务知识, 定期培训员工提高服务技能,改变后勤干部管理水平高低不一、员工业务技能参差不齐的状况,进一步提高后勤队伍的整体业务素质和技能;三是通过案例学习、模 拟演练等方法加强精细化服务团队的建设,加强内部管理和资源整合,增强组织、机制上的应急、应变能力,不断提升应急保障能力,努力实现全天候、广覆盖的后 勤服务。

学校在后勤管理与服务过程中,十分重视精细化,认真细致地落实ISO9000国际质量管理体系中的PDCA(策 划、实施、检查、改进)四个环节。做到策划过程考虑全面,实施过程环节精细,检查过程结果客观,改进过程方法有效。在具体工作上,大到后勤整体、部门,小 到班组、岗位,学校都十分注重后勤服务实践中的每一个细节。如学校经过多年对锅炉房供暖细节的观察和经验的积累,在改造过程当中,从锅炉的选型,管网分区 的改造,阀门的选择,定压方式的调节,锅炉水泵配备,中水的有效利用等方面处处考虑细节、落实细节,并采取了分区域、分时段、分温度的供暖方式,提高了师 生员工的满意度,降低了运行成本。达到了社会效益与经济效益的双赢。

五、岗位工作程序化

在后勤服务工作中,为实现岗位工作程序化的管理目标,学校按照“信守诺言,服务育人;科学管理,优质高效;师生至上,求实创新”的质量方针进行优质服务,按照后勤《质量手册》、 《程序控制文件》、《聘用合同》进行程序化管理,要求各岗位按照《作业指导书》实施操作。如“工作安排时令制”,即各服务部门根据春夏秋冬不同季节时令有 针对性地开展工作:春季,动力运行部门清理楼宇天沟、雨篦子,巡检纱窗;校医院开展传染病的防控、宣传等工作;绿化部门适时栽种植被等。夏季,加强空调运 行及用电负荷的监控,做好毕业生离校保障工作及防汛工作等。秋季,新生入学时开展文明就餐为主题 的饮食文化节;“我爱我家”为主题的宿舍文化节等。冬季,饮食部加强成本核算,合理调控,稳定伙食“质、价、量”;后勤积极开展以“送温暖”为主题的优质 服务月活动等。同时,坚持“逢五考核制”即每月逢五(五号、十五号、二十五号、周五)后勤统一对各部门进行考核;“食堂公共卫生保洁三三制”即每天早、 中、晚清洁三次,每个时段保洁三次,擦洗操作动作“左右左”三次等。另外,还建立了每周一全校公用设施大检修、每月二十八号后勤安全日等程序化要求来规范 后勤服务工作。

学校在实行岗位工作程序化的过程中强调了以师生为关注焦点,强化了以人为本的服务理念;理顺了服务部门与管理部门之间的关系和职责;确保了工作过程和管理过程的规范化、程序化;做到了事事有人管,处处有记录,考核有标准,奖罚有依据。近十年来,师生满意率均在90%以上。

六、监控考核数量化

按 照后勤各部门工作的特点和实际情况,做好量化考核工作,以数字反映问题,以成果衡量优劣,这也是后勤管理工作中应用目标管理的重中之重。学校在监控考核工 作中,制定了一系列监控考核的量化标准。如:对学校水、电、气等能源指标正在实施消耗清晰化、管理数字化、消费合理化,按楼宇、按功能、按学院房间分指标 计量,通过指标分析,合理监控考核教室、办公区、机房的能源消耗。在学生食堂加工制作方面,则按照“毛料”变“净料”的数量对照标准,生食变熟食对照标准 以及各种食品制作投料量的标准等。根据这些标准进行考核,保证了考核的科学性和公平性。

十 年来,学校后勤不断完善监督考核奖惩机制,考核工作从目标设置的科学性、可操作性以及考核评分的准确性、奖惩制度的严肃性等方面入手,后勤成立了考核领导 小组,各部门也相应成立了考核小组或设立了兼职考核员,进一步改进和完善服务目标、经济目标管理的考核办法,建立规范合理的奖惩机制,做到有布置、有检 查、有考核、有奖惩。坚持班组(岗位)、部门、集团的三级考核制度,做到日有班组自检记录、周有部门巡查评分、月有集团总结奖惩;另外,还积极主动接受学 校和社会行业部门的监督、检查,加强与校纪委、校工会、学生会等部门的沟通,定期召开后勤工作协调会,召开学生伙委会和学生公寓自律委员会会议,通过发放 调查问卷、网络平台沟通,主动征求意见,持续改进服务工作。

七、分配办法合理化

由 于高校后勤服务部门涉及不同的行业,具有不同的性质和特点,有的部门具有一定的垄断性,占用学校资源多,校内市场份额大,经济效益好;有的部门属于服务经 营型的,经济效益较好;有的部门属于服务保障型的,经济效益一般;有的部门社会竞争激烈,利润率较低,经济效益差。所以,后勤部门必须从实际出发,考虑到 不同的条件和特点,制订出科学、合理、公正的多种模式共存的分配办法。

为此,学校后勤目前采取按单位性质进行分类核算分配的办法,如纯服务运行管理部门(楼宇管理、绿化养护,卫生保洁,水电暖运行等)实行按岗定编、定任务、定标准的“三定”制度,按“基础工资+岗位工资+绩效工资”的标准进行分配;服务经营部门(车队)则实行单车核算,按“基础工资+运行公里数提成+节油提成奖”的标准进行分配;食堂则按间接成本的比例、劳动强度的大小、机械化程度的高低、技术要求的水平、工作难易的程度、劳动产值的多少等因素,确定每月每岗人均合理的劳动定额指标,按定额指标进行分配。

八、竞赛活动经常化

目标管理要与企业文化建设协调发展。为做好后勤企业文化建设工作,学校针对后勤服务工作中的重点、难点问题开展灵活有效的服务竞赛活动,不断创新活动内容,健全工作机制。十年来, 后勤每年坚持围绕学校中心工作开展 “优质服务月”、“岗位大练兵”等竞赛活动。在科学制定竞赛方案、强化组织领导、高效动员宣传的每个环节上,注重把传统的 “比、学、赶、帮、超”的劳动竞赛与竞争机制、激励机制有机结合起来,做到了与部门联合、与班组联动、与员工互动、齐抓共管、全员参与的竞赛格局,使活动 不但经常化,而且内容广泛,活动涉及到技能创新、节能减排、挖潜增效、岗位练兵、技艺比武、安全生产知识、管理知识等方面,多层次、全方位提高员工综合素 质,推动技能创新和工作效率。

九、管理手段信息化

现 代化管理手段的应用有助于目标管理的实现。学校目前正在进行后勤信息化管理全面建设工作。建成后的餐饮物流信息化管理系统将从原料采购、加工制作、销售等 重要环节进行全过程监控,各个环节都将有系统记录,做到有据可查,责任到人;学生公寓信息化管理系统将实现万名学生自动安排住宿房间,住宿信息快速可查, 精确统计,方便快捷;物业信息化管理系统中,网上报修将大大提高工作效率,分类统计各种消耗材料的系统信息,能够有效地杜绝各种浪费和流失。后勤信息化管 理系统的应用,提升了后勤管理水平、决策水平、运行保障效率,打造了后勤宣传新平台,弘扬了后勤工作主旋律,宣传了“后勤人”的新形象,对学校又好又快发 展起到了巨大的推动作用。

十、民主管理制度化

在后勤推行民主管理是为了促进后勤的健康发展,为了更好地贯彻、完善民主管理,学校加强了相关的制度建设,从体制上、制度上加以保证,并且在实践中形成了以下民主管理的长效机制。

第一、建立健全了员工广泛参与的民主决策机制:在进行重大事项决策,尤其是事关员工利益的事项决策之前,通过后勤职工代表大会广泛听取员工的意见,集中员工的智慧,凝聚员工的力量,最大限度地维护员工的根本利益。

第二、建立健全了深入基层调查研究机制:严格要求党员和各级干部,从解决好师生员工关心的问题入手,深入一线,认真调研,群策群力,解决问题,使民主管理工作落到实处。

第 三、建立健全了党员和各级干部监督约束机制:严格的监督约束机制是党员和各级干部联系群众、服务师生员工长效机制的重要环节。实践证明,严格的监督是规范 党员和各级干部行为的有力保证。工作中,学校通过定期组织考核、民主测评等全方位的考核评价机制,促使民主管理工作取得实效。

第 四、建立健全了服务对象参与管理的监督机制:师生员工是高校后勤的服务对象,为了向他们提供优质高效的后勤服务,学校成立了由师生员工代表参加的伙食民主 管理委员会和学生公寓自律委员会,把服务对象参与后勤民主管理纳入后勤的管理制度;通过定期召开伙食民主管理委员会、学生公寓自律委员会及师生员工座谈会 等,充分发挥服务对象的监督作用。

第五、建立健全了廉政风险防范管理机制:从涉及人、财、物三方面的后勤工作中,找出风险点,明确风险岗位,规定工作流程,制定防范措施,形成管理机制,努力把风险可能和损失降到最低,推进廉政建设工作。

总之,在后勤社会化改革的十年实践中,学校后勤在服务工作中积极探索并实践着“十化”目标管理,取得了可喜的成效:曾荣获国家级先进集体奖4项,北京市先进集体奖19项,为学校的可持续与和谐发展提供了可靠的后勤保障。但是,在后勤社会化改革实践中还会不断出现新情况、新特点,学校将继续不断深化和完善目标管理,为优化高校后勤服务工作而努力奋斗。

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